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帳簿をつけていると、「この費用はいったいどの勘定科目で処理すればいいんだろう?」と悩むことがあると思います。
ネットで検索すると、勘定科目の使い方をまとめてくれているサイトが山ほどあるので、参考にされている人も多いのではないでしょうか?

私が昔勤めていた会社は、使用している勘定科目の数がとても多く、どんな時にどの勘定科目を使えばいいのか覚えるのが大変だった記憶があります。

勘定科目を分ける意味

勘定科目とは、取引の内容を端的に表した名前のことです。
実は、この費用にはこの勘定科目を使わなければいけないという厳格なルールはありません。
利益を計算するだけなら、費用を支払ったらすべて「経費」として計上したとしても困りません。

ではなぜ勘定科目を使って経費を分類するのでしょうか?

勘定科目を分けると、なんのためにいくら使ったかが把握できるようになります。

一度決めた分け方を継続していけば、過去の実績と比較して、どんな費用がいくら増えたか、減ったかという分析ができ、経営判断に役立ちます。また、勘定科目ごとの経費計画を作っておけば、予算に対し実績はどうだったかの分析もできるようになるわけです。

銀行などの利害関係者に経営状況を説明する場合などにも、費用の内訳を分けておくことは重要です。

勘定科目の分け方

管理が必要な費用ごとに集計できるようにすることが大切です。

例えば決算で集計が必要になる費用は独立させておくと便利です。
交際接待費、寄付金、費用処理した一括償却資産など年間の支出額を把握しておく必要があるものは、金額が小さくても雑費などで計上せずに、独立させたほうが最終的にラクです。

また、経営者が特に発生額を管理しておきたい費用があるときは、独自の特別な勘定科目を設けることも可能です。管理したい費用が発生したときはその科目で計上しておけばいいんです。

一番大事なことは、どの費用にどの勘定科目を使用するか、ルール通りに運用することです。

一覧表を作って管理しておくと悩まずに済んで便利ですよ。

分けすぎないで

細かく分けて管理すればするほど経営上役に立つ!
というわけでもないと思います。

勘定科目を沢山使うとそれだけ手間がかかります。

細かくルールを決めて費用を細分化しているのに、利用価値がないデータを集計していることになっては意味がないどころか、無駄です。

わざわざ分けなくてもいい場合は、科目を統合することも必要です。

ただし、ころころ変えると過去との比較ができなくなるので、最初の段階である程度慎重にルールを決めましょう。